Každý máme nějaký pracovní sen. Jedním z těch mých je zorganizovat krásnou zahradní slavnost. Jen si to představte: vlahý letní večer, dámy v letních šatech a pánové v neformálním vycházkovém outfitu korzují mezi stromy a popíjí slámkou osvěžující koktejl. Letní noc je skoro nekonečná a měsíc nad řekou se choulí do lehkého oparu.

Zahradní slavnost: místo pro přátelská setkání i nová obchodní partnerství

Na venkovní akce se dlouho vzpomíná, lidi je prostě mají rádi. Pořádali jsme už spoustu takových udalostí – pikniky, jízdu na parníku, velké i menší slavnosti v zámeckých zahradách nebo komorní akce na dvorcích hotelů a restaurací. Klasická zahradní slavnost nám ale v portfoliu referencí zatím chybí. Jak tedy připravit báječnou zahradní slavnost tak, aby si ji všichni užili?

Dobře si to načasujte

Kdy je ideální uspořádat zahradní slavnost? Buď v květnu a v červnu, nebo v září.  Nejlepším termínem pro takovou akci jsou středy, čtvrtky či víkendové dny. Počasí vás nemusí trápit, v tuto dobu prší málo a na případný větší vítr se dá dobře připravit. S plánováním slavnosti začněte ale s pořádným předstihem, klidně už v době, kdy se na svět klubou první krokusy.

  • Přátelská setkání
  • Večerní světýlka

Nepodceňte dobré zázemí

Poohlédněte se po lokalitě, která je na podobný event “zařízená”. Zajistěte takové místo, kde můžete počítat i s tzv. mokrou variantou. Při dešti by se účastníci slavnosti měli mít kam schovat. Nezapomeňte  na dobré hygienické zázemí, v nouzi si vystačíte aspoň s přívodem vody. V Praze prima zahradní slavnost zorganizujete třeba ve vile Štvanice, nebo ve smíchovském Manifestu.

Připravte stylové a ekologicky šetrné prostředí

Letní atmosféra sama o sobě nestačí, lidé se chtějí bavit. Venkovní prostředí a zeleň přímo vybízí k tomu, abyste při plánování doprovodných aktivit přemýšleli s ohledem na přírodu. U nás v agentuře se držíme zásad green events a snažíme se dodržovat základní principy udržitelného rozvoje. Oslovujeme lokální dodavatele i spolupracovníky, vymysleli jsme originální koncept ekologicky šetrných workshopů Odpovědná dílna.

  • Workshop Odpovědné dílny
  • Špulkohraní

Vyvolejte ten nejlepší dojem

Zahradní slavnost by měla být lehká a vzdušná. Ševelící koruny vzrostlých stromů osvětlují solární lampióny nebo nekonečné řetězy z LED žárovek. Mezi stromy vykukují menší stany se lněným oplachtěním, kde se podává skvělé jídlo a kde probíhají zábavné workshopy. Některý ze stanů se může proměnit ve veselou tančírnu.

Dlouhé stoly a lavice zdobí české řezané květiny nebo bylinky v květináčích. Rozsvítí se lampy z upcyklovaného skla, stejnou si pak návštěvníci mohou vyrobit během workshopu. Na improvizovaném pódiu hraje přátelská kapela, která je v těsném kontaktu s publikem, což skvěle dokresluje pohodovou atmosféru večera.

Já osobně pro podobné příležitosti doporučuji kapelu Josephine and Band, která má široký hudební záběr – hrají vkusné covery od jazzu a popu, až po české skladby třeba od Šlitra a Suchého. Anebo zkuste Circus Brothers, ti publikum zabaví jedinečným balkánským diskem a folkem a umí taky techno a rap. Pro hravé návštěvníky otevřete zábavný fotokoutek – přírodní scenérie a pár důmyslně sladěných rekvizit odvedou kus práce za vás.

Na výběru jídla a pití si dejte záležet

Zahradní slavnost by měla mít idylický lokální charakter. Jako když se sejde pár sousedů na zahradě, kteří si společně připraví k jídlu samé domácí dobroty. Na slavnosti se podává jídlo od místních farmářů nebo drobných výrobců. Zkuste třeba nějaké rodinné pekařství, restauraci nebo cukrárnu.

Pro osvěžení si lidé mohou vychutnat čaje z českých bylinek a ovoce, domácí ledový čaj nebo skleničku skvělého moravského vína. Zaujme určitě i netradiční servírování lahvového piva z malého pivovaru – lahve můžete umístit do velkých dřevěných kádí, kde je bude chladit voda plná ledu.

  • Osvěžující limonády
  • Barevné občerstvení

Jak se připravit na nepřízeň počasí

Pokud chcete, aby vaše venkovní akce proběhla na jedničku, počítejte už v základním plánování s mokrou variantou akce, v takovém případě dosáhnete i při nepříznivém počasí minimálně 60% účasti. Můžete si připravit taky náhradní variantu, kterou si objednáte až těsně před akcí (když už je jasné, že počasí nevyjde), a zajistíte tak alternativu pro zbylých 40 % účastníků akce.

Ani sebelepší plánování vám prostě nezaručí dobré počasí. Akce, která se koná uvnitř v tomto případě ale rovněž není výhrou. Lidem se v nečase nechce ven, a proto jich i na “vnitřní” eventy dorazí o 25-35 % méně oproti vašemu plánu. Jestli se psího počasí vážně hodně bojíte, zajeďte se v průběhu příprav mrknout do lokality hned po nějakém pořádném dešti. Tahle kontrola prospěje nejen samotné akci, ale také regulaci stresu v týmu těsně před akcí.

Projděte si lokaci po dešti

Zahradní slavnost představuje úžasnou a zároveň lehce opomíjenou možnost, jak se svým klientům ukázat v tom nejlepším světle. Léto přeje novým přátelstvím i obchodům, neformální atmosféra, vlahý letní vzduch, noc skoro bez konce a měsíc nad řekou…však už víte. 😉

A kdybyste si náhodou na organizaci takové akce netroufli, rádi vám v M-Ocean pomůžeme. Ozvěte se naší Kláře:  klara@m-ocean.cz

Publikované v Letní aktivace, Udržitelný eventa označené jako , , , ,

Přidat komentář